Ce guide explique comment interpréter le fichier d'export automatisé Greenly et l'utiliser pour mettre à jour efficacement votre questionnaire en ligne EcoVadis. Suivez ces étapes pour examiner les suggestions générées par l'IA et transférer les données vers la plateforme EcoVadis.
Comprendre la structure du fichier d'export
Le fichier d'export contient les données de votre questionnaire EcoVadis original enrichies de réponses générées par l'IA. Greenly a ajouté des colonnes spécifiques à droite de vos champs de questionnaire standard pour faciliter votre vérification.
Ouvrez votre fichier d'export (CSV ou Excel) et localisez les colonnes clés suivantes dans la ligne d'en-tête :
Answer / Option to select : Cette colonne contient la réponse spécifique ou l'option de case à cocher que l'IA recommande en fonction de votre documentation.
Justification : Cette colonne fournit le raisonnement derrière la réponse recommandée. Vous pouvez utiliser ce texte comme base pour les commentaires ou descriptions requis par EcoVadis.
Evidence : Cette colonne liste le(s) nom(s) de fichier(s) spécifique(s) parmi vos documents téléchargés qui soutiennent la réponse. Vous devez télécharger ces fichiers à la question correspondante dans le portail EcoVadis.
Quote in evidence : Cette colonne extrait le texte exact de vos documents qui a déclenché la recommandation, vous permettant de vérifier rapidement l'exactitude sans lire l'intégralité du document.
Vérification des suggestions de l'IA
Avant de transférer les données, il est essentiel de comprendre les limites et la portée du fichier d'export.
Attention : Les suggestions générées par l'IA sont conçues pour vous assister, non pour remplacer le jugement humain. Vérifiez toujours le contenu. Des erreurs peuvent survenir et le contexte peut être manqué. Vous êtes responsable de l'exactitude finale de votre soumission.
Vue filtrée
Le fichier d'export n'est pas une copie conforme de l'intégralité de votre questionnaire vierge. Il a été filtré pour afficher uniquement les questions pour lesquelles l'IA a trouvé des preuves appropriées dans vos documents fournis.
Si une ligne de question est absente de cet export, cela signifie que l'IA n'a pas pu trouver de preuves suffisantes dans votre documentation pour suggérer une réponse.
Vous devez examiner et répondre manuellement à toutes les questions non incluses dans cet export directement sur la plateforme EcoVadis.
Transfert des données vers EcoVadis
Utilisez le fichier d'export comme référence côte à côte avec votre portail en ligne EcoVadis.
Localiser la question
Dans le fichier d'export, identifiez l'identifiant unique dans la colonne Question Code (par ex., GEN800, ENV100).
Dans le portail EcoVadis, naviguez vers la section et le numéro de question correspondants.
Sélectionner la réponse
Lisez le texte dans la colonne Answer / Option to select du fichier d'export.
Sélectionnez l'option correspondante ou cochez les cases appropriées dans le portail EcoVadis.
Saisir les commentaires
Copiez le texte de la colonne Justification dans le fichier d'export.
Collez ce texte dans le champ de commentaire ou de description de la question dans le portail EcoVadis. Modifiez le texte si nécessaire pour vous assurer qu'il est fluide et représente fidèlement la position de votre entreprise.
Télécharger les preuves
Référez-vous à la colonne Evidence pour voir quel fichier soutient votre réponse.
Dans le portail EcoVadis, téléchargez le document spécifié dans la section preuves de la question.
Astuce : Utilisez la colonne Quote in evidence pour vérifier que le document contient bien les informations pertinentes avant de le télécharger.
Vérifier et enregistrer
Vérifiez que la réponse sélectionnée, le commentaire et la preuve jointe s'alignent logiquement.
Enregistrez votre progression dans le portail EcoVadis.