EcoVadis est 100 % fondé sur des preuves : chaque réponse du questionnaire doit être étayée par une documentation crédible et vérifiable. Le non-respect des exigences documentaires est la raison la plus courante de perte de points, de rejet de documents ou d'une note globale inférieure.
Cet article explique exactement ce qu'EcoVadis exige, comment les documents sont validés et comment éviter les erreurs courantes.
Règles fondamentales de documentation
1. Le document doit être officiel, récent et crédible
EcoVadis n'accepte que les documents qui préexistent à l'évaluation et font partie du système de gestion RSE de votre entreprise.
Exemples acceptés :
Rapports RSE / Développement durable
Codes de conduite
Politiques, procédures, manuels opérationnels
KPI et données de performance
Certificats (ISO, SA8000…)
Audits et évaluations externes
Codes de conduite fournisseurs
Supports de formation
⚠ Non acceptés : auto-déclarations, affirmations rédigées uniquement pour EcoVadis, brouillons ou contenus marketing génériques.
2. Doit contenir l'identité de l'entreprise
Chaque document doit clairement indiquer :
Nom ou logo de l'entreprise
Le cas échéant : entité ou site évalué
Si le document est un document de niveau groupe, il n'est accepté que si l'entité évaluée est incluse dans le périmètre.
3. Le document doit être dans une période de validité
Type de document
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Période de validité
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Politiques, procédures, codes
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Jusqu'à 8 ans
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Données KPI
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Max. 2 ans
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Certificats
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Jusqu'à la date d'expiration (ou 3 ans si aucune date d'expiration)
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Documents anciens → rejetés ou ignorés par les analystes.
4. Le contenu doit couvrir l'ensemble du périmètre d'évaluation
EcoVadis exige que les documents s'appliquent à au moins 80 % des activités (sites, employés, chiffre d'affaires).
Exemples :
✔ Un code de conduite couvrant l'ensemble de l'entreprise = valide
❌ Une politique valable uniquement pour une filiale = rejetée sauf si cette filiale représente ≥80 % des activités
Pour le reporting KPI, la règle est plus stricte :
✔ Les KPI énergie et émissions de GES doivent couvrir 95 % des activités
5. Règles pour les documents de groupe vs. filiale
Type de document
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Société mère acceptée ?
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Filiale acceptée ?
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Politiques et engagements
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✔ Uniquement si mise en œuvre par l'entreprise évaluée
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❌ Non valide sauf si ≥80 % des activités
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Mesures et certificats
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✔ Uniquement si mise en œuvre dans l'entreprise évaluée
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✔ Valide si mise en œuvre dans au moins un site opérationnel
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Reporting
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✔ Uniquement si les données pour l'entreprise évaluée sont clairement séparées
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❌ Non valide sauf si couvre ≥80 % des activités
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Si un document de niveau groupe ne présente que des chiffres globaux sans ventilation → rejeté.
6. Les documents doivent contenir des preuves détaillées, pas des déclarations vagues
Les analystes EcoVadis recherchent des détails indiquant :
Le périmètre d'application
Les responsabilités et la gouvernance
Les procédures et les étapes de mise en œuvre
Les dates (année de reporting, date de formation, validité de la certification)
Les valeurs KPI avec unités (kWh, tonnes CO₂, L d'eau, etc.)
Exemples de preuves valides :
✔ « Certificat ISO 14001 – valable jusqu'en sept. 2026 – couvre 100 % des sites de production »
✔ « Bilan GES exercice 2023 – Scope 1 & 2 – couvrant 98 % du CA »
Exemples non valides :
❌ « Nous nous engageons à réduire les déchets » sans politique ni objectif
❌ Tableau KPI sans année de reporting
❌ Capture d'écran d'un outil interne sans le nom de l'entreprise
7. Règles de format et de langue
PDF, DOCX, PPTX, XLSX, JPG, PNG acceptés
Max ~50–55 documents par évaluation (la limite varie)
Bonne pratique : consolider en moins de documents plus solides
Les entreprises les plus performantes soumettent souvent moins de 8 documents — généralement un rapport RSE solide contenant la plupart des informations.
8. Les audits externes et certifications nécessitent une preuve
Pour les certificats :
Doivent être délivrés par un organisme accrédité
Doivent indiquer la date de délivrance et d'expiration
Doivent clairement indiquer le périmètre évalué (site / entité / groupe)
Certificats listés en ligne mais non téléversés → non acceptés.
9. Le reporting KPI doit être transparent et traçable
Les analystes vérifient si les KPI :
Sont récents (≤2 ans)
Incluent les unités et la base de calcul
Couvrent ≥80 % des activités (≥95 % pour les GES)
Montrent des tendances ou plusieurs années (bonne pratique)
Respectent les normes de reporting (GRI, SASB)
Tableaux KPI sans dates ou unités peu claires → rejetés.
10. EcoVadis valide les informations externes (360° Watch)
Même si vos documents sont solides, des controverses négatives trouvées dans :
les médias
les ONG
les bases de données réglementaires
les listes de sanctions
…peuvent abaisser votre note.
Cela renforce la nécessité d'une documentation transparente et à jour.
Exemples de documents qui NE répondent PAS aux critères de conformité
Brochures marketing
Pages de site web sans fichier téléchargeable
Affirmations RSE rédigées uniquement pour EcoVadis
Politiques non signées ou non datées
Tableaux KPI sans année de reporting
Certificats sans indication du périmètre ou de la date d'expiration
Diapositives internes sans nom/logo de l'entreprise
Bonnes pratiques pour assurer la conformité
Privilégier les documents larges (rapport RSE, code de conduite), couvrant de nombreux sujets
S'assurer que chaque fichier comporte nom/logo/date/périmètre
Utiliser des KPI et certificats récents
Téléverser moins de documents mais de meilleure qualité
Si niveau groupe, ajouter une preuve que la politique s'applique au site/entité évalué
Toujours fournir des références de pages pour accélérer l'examen des analystes