Réaliser une évaluation EcoVadis nécessite une préparation minutieuse. Le succès ne dépend pas seulement du remplissage du questionnaire, mais aussi de la collecte des bonnes informations et du téléchargement de documents crédibles pour appuyer vos réponses.
Cet article donne un aperçu des informations requises, de la façon de prioriser vos efforts, et de la manière dont Greenly vous aide à simplifier et sécuriser le processus.
Quelles informations sont requises dans les questionnaires EcoVadis ?
EcoVadis évalue les entreprises selon quatre thématiques de durabilité :
Environnement
Droits du travail et droits humains
Éthique
Achats responsables
Pour chaque thématique, vous devrez fournir :
Politiques – Engagements écrits (par ex., politique environnementale, code de conduite).
Actions – Procédures, certifications ou initiatives mises en œuvre (par ex., plans de formation, certifications ISO).
Résultats (KPI) – Données de performance telles que les émissions de GES, la réduction des déchets, la diversité des effectifs.
Adhésions – Adhésions ou participation à des initiatives de durabilité reconnues (par ex., Pacte mondial des Nations Unies).
Toutes les informations doivent être étayées par des documents répondant aux critères d'EcoVadis : nom/logo de l'entreprise, validité dans les délais requis, couverture du périmètre claire, et contenu crédible.
La collecte de données implique souvent plusieurs départements :
RH / Conformité : Codes de conduite, plans de formation, politiques du travail.
HSE / Durabilité : Procédures environnementales et de sécurité, inventaires GES.
Finance / Achats : Codes de conduite fournisseurs, programmes d'approvisionnement durable.
Format et exigences des données
Formats acceptés : .pdf, .docx, .xlsx, .pptx, .jpeg, .png (max. 30 Mo chacun)Documents and Proofs for Ecovad….
Périodes de validité :
Politiques et actions – jusqu'à 8 ans
Reporting KPI – max. 2 ans
Certificats – jusqu'à la date d'expiration (ou 3 ans si aucune date d'expiration n'est mentionnée)
Périmètre de l'entreprise : Les documents doivent couvrir au moins 80 % des opérations (sites, employés, revenus)Summary of Documents and proofs….
Crédibilité : Aucune auto-déclaration, brouillon, ou document créé uniquement pour EcoVadis ne sera accepté.
Cette liste n'est pas exhaustive. Ecovadis a défini jusqu'à 30 critères de conformité différents que les documents doivent respecter (la liste des critères dépend de la nature du document : certificat, rapport d'audit, politique, etc.). Notre système d'audit basé sur l'IA de documents couvre tous les critères et examine tous les documents selon ces critères.
Comment prioriser vos efforts
Toutes les questions n'ont pas le même impact sur votre score final. Pour maximiser les résultats :
Concentrez-vous d'abord sur les questions à fort coefficient (celles liées aux politiques, certifications et résultats mesurables).
Sécurisez vos documents critiques en priorité (certifications ISO, rapports RSE, ensembles de données KPI).
Évitez de passer trop de temps sur les éléments à faible impact (par ex., adhésions mineures ou anciens documents non pertinents).
🔎 Astuce : Les entreprises perdent souvent des points non pas parce qu'elles manquent des questions, mais parce que leurs documents manquent de la qualité, de la couverture ou de la validité requises.
Gestion des documents et réévaluation
Première évaluation : Vous pouvez télécharger jusqu'à 55 documents. Des documents larges et polyvalents (par ex., un rapport RSE) peuvent être liés à plusieurs réponsesDocuments and Proofs for Ecovad….
Réévaluation : Les documents valides d'une évaluation précédente peuvent être réutilisés. Seuls les documents expirés (par ex., KPI de plus de 2 ans, certificats périmés) doivent être remplacés.
Avantage Greenly : Nous centralisons tous vos documents validés et signalons les documents obsolètes pour que les réévaluations soient plus rapides et plus faciles.
Comment Greenly vous aide à simplifier la collecte de données
Remplissage automatique par IA : Notre système analyse vos documents ESG existants et remplit automatiquement le questionnaire EcoVadis, vous faisant gagner un temps précieux et garantissant qu'aucune question n'est oubliée.
Amélioration de la fiabilité : L'IA vérifie les réponses par rapport à vos documents pour éviter les incohérences.
Audit de documents basé sur l'IA : Avant la soumission, notre outil examine chaque document pour s'assurer qu'il répond à tous les critères EcoVadis (validité, périmètre, formatage).
Retours granulaires : Au-delà des suggestions génériques d'EcoVadis, nous fournissons des informations détaillées au niveau de chaque critère pour renforcer vos documents et améliorer votre score.