Les évaluations EcoVadis sont fondées sur des preuves. Cela signifie que chaque réponse que vous fournissez dans le questionnaire doit être étayée par des documents formels et crédibles qui démontrent vos politiques, actions, résultats et engagements en matière de durabilité.
Cet article fournit une vue d'ensemble complète des documents acceptés par EcoVadis, regroupés par type. Il vous aidera à comprendre ce qu'il faut préparer et comment chaque document contribue à votre score.
Documents de politique (Engagements)
Ces documents montrent l'engagement formel de votre entreprise envers les thématiques de durabilité.
Code d'éthique / Code de conduite
Code de conduite fournisseurs
Politique environnementale
Politique de santé et sécurité
Politique de gestion des déchets
Déclaration d'objectifs de réduction des GES
Politique de diversité, équité et inclusion (DEI)
Politique anti-corruption
📌 Validité : jusqu'à 8 ans. Doit inclure le nom/logo de l'entreprise et s'appliquer à au moins 80 % des opérations.
Documents d'action (Mise en œuvre)
Ceux-ci démontrent les mesures concrètes que votre entreprise a mises en place.
Certifications de systèmes de management :
ISO 14001 (environnement)
ISO 45001 (santé et sécurité)
ISO 27001 (sécurité de l'information)
ISO 37001 (anti-corruption)
Écolabels et certifications produits (ex. : Energy Star, Global Recycled Standard)
Procédures opérationnelles (ex. : tri des déchets, évaluation des fournisseurs)
Supports de formation interne et registres de présence
Registres d'installation d'équipements ou de technologies (ex. : systèmes économes en énergie)
Procédures de réclamation et d'alerte
Évaluations des risques (environnementaux, sécurité, corruption, sécurité de l'information)
📌 Validité : 8 ans.
Documents de reporting (KPI et résultats)
Ceux-ci fournissent des données de performance quantitatives et montrent les progrès réalisés.
Rapports RSE / Développement durable
Rapports annuels intégrés avec sections sur la durabilité
Inventaire GES (tableurs ou rapports)
Bases de données de suivi des KPI (ex. : taux d'accidents, chiffres de diversité)
Rapport CDP (le cas échéant)
Tableaux de bord ou feuilles de reporting KPI internes
📌 Validité :
Rapports KPI : maximum 2 ans.
Rapports plus larges (RSE/Rapports annuels) : valables jusqu'à 8 ans, mais les KPI qu'ils contiennent doivent avoir moins de 2 ans.
Certificats
Les certifications reconnues par des organismes accrédités renforcent votre score EcoVadis.
Certifications ISO (14001, 45001, 50001, 27001, 37001, etc.)
EMAS (système communautaire de management environnemental et d'audit)
SA8000 (responsabilité sociale)
Certification B Corp
Cyber Essentials
Eco-Lighthouse
📌 Validité : jusqu'à la date d'expiration ; si aucune date d'expiration, valable 3 ans.
Adhésions
L'adhésion à des initiatives externes de durabilité est reconnue par EcoVadis.
Pacte mondial des Nations Unies (Communication sur le progrès)
Principes directeurs de l'OCDE à l'intention des entreprises multinationales
Initiatives sectorielles (ex. : Responsible Business Alliance, RSPO, FSC)
Chartes ou accords de durabilité locaux/régionaux
📌 Validité : adhésion en cours (vérifiée à chaque évaluation).
Audits externes
Les audits indépendants fournissent une preuve solide de crédibilité.
Audits fournisseurs par des tiers (ex. : SMETA, BSCI, WCA)
Rapports d'assurance durabilité externes
Audits de conformité environnementale ou sociale menés par des auditeurs accrédités
📌 Validité : 2 ans. Doivent être signés et datés.
Accords collectifs
Accords de travail spécifiques à l'entreprise
Conventions collectives
📌 Validité : jusqu'à la date d'expiration (si spécifiée).
❌ Documents invalides ou rejetés
EcoVadis rejettera :
Brouillons ou lettres d'auto-attestation
Documents créés uniquement pour l'évaluation EcoVadis
Documents obsolètes (au-delà de la période de validité)
Documents sans nom/logo de l'entreprise
Documents de tiers non explicitement liés à votre entreprise
Photographies ou supports promotionnels génériques
Gestion des documents pour les réévaluations
Les entreprises peuvent télécharger jusqu'à 55 documents par évaluation
Les documents larges (ex. : Rapport RSE, Manuel de l'employé) peuvent étayer plusieurs réponses.
Lors de la réévaluation, vous pouvez réutiliser les documents valides du cycle précédent.
Seuls les documents expirés (ex. : KPI de plus de 2 ans, certificats au-delà de leur validité) doivent être mis à jour.
📌 Avec Greenly : Tous vos documents sont centralisés dans une bibliothèque sécurisée. Notre système signale automatiquement les documents expirés, invalides ou incomplets, garantissant que votre prochaine réévaluation soit plus rapide et conforme aux audits.